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Come compilare un rapporto di intervento con foto e collegarlo alla scheda tecnica dell'asset, per avere uno storico interventi sempre consultabile .
Quante volte ti è capitato di tornare da un cliente e non sapere con precisione cosa era stato fatto l’ultima volta sul suo impianto? Il rapportino di intervento è rimasto in una cartella, le foto sono ancora sul telefono del tecnico e i dati dell’apparecchio si trovano in un foglio Excel che nessuno aggiorna da mesi.
Quando le informazioni sono distribuite tra strumenti diversi, ricostruire lo storico di un intervento diventa ogni volta un piccolo lavoro di ricerca.
Con TakeOff, invece, rapportino di intervento, fotografie e anagrafica tecnica dell’asset restano collegati nello stesso sistema, così le informazioni raccolte sul campo diventano immediatamente disponibili anche per chi lavora in ufficio.
Il rapportino di intervento serve a registrare in modo chiaro cosa è stato fatto dal tecnico, su quale impianto e con quale esito.
Per essere realmente utile anche a distanza di mesi, dovrebbe contenere almeno:
data e orari di inizio e fine dell’intervento;
cliente e sede presso cui è stato svolto il lavoro;
motivo della richiesta;
attività effettuate;
materiali e ricambi utilizzati;
eventuali anomalie riscontrate;
esito dell’intervento ed eventuali attività successive;
firma del cliente.
Il problema nasce quando queste informazioni vengono inserite in modo troppo generico.
Una nota come “sostituito componente, tutto ok” può sembrare sufficiente al momento della chiusura, ma dice molto poco al tecnico che dovrà effettuare la manutenzione sei mesi dopo.
Per questo, accanto alle informazioni scritte, anche la documentazione fotografica può diventare una parte importante del rapporto.
Una fotografia permette di documentare in pochi secondi informazioni che richiederebbero descrizioni molto più lunghe.
Può mostrare, ad esempio, lo stato dell’impianto prima dell’intervento, il componente sostituito, un’anomalia riscontrata durante il lavoro oppure i dati riportati sulla targhetta di un macchinario.
Le immagini possono essere utili anche quando bisogna ricostruire quanto accaduto a distanza di tempo o rispondere a una richiesta del cliente.
Il problema, però, non è scattare le foto. È riuscire a ritrovarle quando servono.
Se rimangono nella galleria personale del tecnico, vengono inviate in una chat oppure salvate in una cartella con un nome generico, perdono rapidamente il collegamento con lo storico del cliente a cui si riferiscono.
Con TakeOff il tecnico può lavorare direttamente dall’app su smartphone o tablet.
Durante l’attività può compilare il rapportino di intervento, inserire note e materiali utilizzati e aggiungere le fotografie relative al lavoro svolto, senza doverle trasferire successivamente su altri strumenti.
Le immagini rimangono così associate allo specifico intervento e, una volta concluso il lavoro, la documentazione viene archiviata nel gestionale insieme alle altre informazioni raccolte e alla firma del cliente.
In questo modo, non è più necessario cercare per ore prima di trovare una fotografia.
Chi deve verificare un intervento, rispondere a un cliente oppure organizzare una nuova uscita può recuperare le informazioni direttamente dal gestionale.
Un singolo rapportino di intervento racconta ciò che è accaduto durante una determinata uscita.
Ma cosa succede quando lo stesso impianto viene seguito per anni?
in questi casi, la vera esigenza è di poter ricostruire lo storico delle attività, collegando ogni intervento all'asset tecnico del cliente
Per asset possiamo intendere, ad esempio, un macchinario, un impianto, un dispositivo o un’apparecchiatura sulla quale vengono effettuate attività di assistenza e manutenzione.
Con TakeOff ogni asset può avere una propria anagrafica tecnica e gli interventi effettuati nel tempo possono essere collegati direttamente alla relativa scheda.
In questo modo è possibile ricostruire più facilmente lo storico delle attività svolte, verificare quali materiali sono già stati utilizzati e consultare le assistenze precedenti.
Il rapportino di intervento diventa un nuovo elemento della storia tecnica dell’impianto.
Avere uno storico ordinato non serve soltanto all’ufficio.
Prima di partire per un nuovo intervento, il tecnico può verificare cosa è già stato fatto sull’asset, quali problemi erano stati riscontrati e quali attività erano state eseguite in precedenza.
Questo significa arrivare dal cliente con più informazioni a disposizione, in modo da poter essere subito operativo e concludere il lavoro in tempi più rapidi. .
Terminato il lavoro, il nuovo rapportino con note, materiali e immagini va ad aggiornare nuovamente la cronologia dell’asset.
Informazioni che prima erano sparse tra persone e strumenti diversi diventano così parte di un unico flusso.
La gestione del rapportino di intervento non termina quando il tecnico raccoglie la firma del cliente.
Quelle stesse informazioni servono per consuntivare il lavoro, gestire i materiali utilizzati, preparare la fatturazione oppure organizzare nuove attività.
Con TakeOff il tecnico riceve sul proprio dispositivo le informazioni relative all’intervento, compila il rapportino direttamente sul campo, allega eventuali fotografie e raccoglie la firma del cliente.
Una volta terminato il lavoro, i dati sono disponibili nel gestionale per le attività successive.
Non è quindi necessario recuperare rapportini cartacei, scaricare immagini dai telefoni o ricopiare manualmente le informazioni raccolte durante l’intervento.
Dipende dal tipo di attività svolta, ma generalmente è utile documentare tutto ciò che può aiutare a ricostruire il lavoro anche successivamente: lo stato dell’impianto prima e dopo l’intervento, eventuali anomalie, componenti sostituiti, parti danneggiate oppure targhette e codici identificativi.
L’aspetto più importante è che le fotografie rimangano collegate al rapportino di intervento a cui si riferiscono e non vengano archiviate separatamente.
Sì. Con TakeOff il tecnico può compilare il rapportino direttamente da smartphone o tablet, inserendo le informazioni relative al lavoro svolto, materiali, note e fotografie e raccogliendo la firma del cliente sul dispositivo.
Le informazioni vengono quindi archiviate nel gestionale e rese disponibili anche all’ufficio.
Un buon rapportino di intervento non serve soltanto a dimostrare che un’attività è stata completata.
Se collegato alle fotografie e all’anagrafica tecnica dell’asset, contribuisce a costruire nel tempo una vera memoria tecnica del cliente e dei suoi impianti.
Quando devi tornare su un macchinario, verificare un’attività svolta mesi prima o programmare una nuova manutenzione, non devi più ricostruire la storia partendo da cartelle, chat e fogli di calcolo.
Con TakeOff, rapporti di intervento, fotografie e storico degli asset restano collegati all’interno dello stesso flusso.
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